Trabajo de Campo - OSECAC

Facultas de Ciencias Económicas- U.N.C

TRABAJO DE CAMPO

 Sistemas de Información y Procesamiento de Datos I

Integrantes:

- Chiaramonte,  Alejandro. Legajo: 33600709              

- Gaida, Alejandro. Legajo: 32889927

- Martinez, Dario. Legajo: 200041670

- Nieves, Franco. Legajo: 33700421

- Obregon, Juan Pablo. Legajo: 33701243

Docente:

Cr. Francisco Gatti

Comision:

Viernes de 19 a 21 hs – Aula Virtual

Córdoba, Viernes 8 de Junio de 2012

I. Presentación de la empresa y sus características

Descripción de la actividad

OSECAC es una organización cuyo fin es la prestación de atención médica a todos los trabajadores nucleados, en su gran mayoría, bajo el régimen de Empleados de Comercio. Así el trabajador que se enferma o accidenta, o el grupo familiar que de él depende, pueden acceder a la atención médica, medicamentos y prácticas de asistencia médica sin tener que pagar previamente todo el costo de la misma.

Ubicación y tamaño

La casa central se encuentra ubicada en Capital Federal, con delegaciones en algunas provincias. A su vez, estas últimas tienen a su cargo Agencias, Sub-agencias y Corresponsalías bajo su jurisdicción. La Delegación de Córdoba es la más grande del interior del país y actualmente cuenta con 98 empleados.

Historia y trayectoria

Las obras sociales surgen de la lucha sindical, en la década del ´50, para otorgarle a todos los trabajadores beneficios adicionales, creándose a fines de los ´60 la Ley que las regula. OSECAC nace en el año 1973, con la visión de satisfacer las necesidades de sus beneficiarios. En sus comienzos se llamaba INMA, es decir era un instituto, en donde los aportes provenían de los afiliados y del Estado, mientras que en la actualidad, al ser una obra social, el aporte proviene exclusivamente de los afiliados.

Organigrama de la Organización

II. Detalle del relevamiento efectuado

Hardware y Software de base

La organización cuenta con 28 estaciones de trabajo en el Departamento de Sistemas para uso individual del personal, las cuales cuentan con sistemas operativos “Windows XP” (software propietario) con sus correspondientes licencias de software. Poseen también Outlook a fin de posibilitar la transferencia de información dentro del departamento vía correo electrónico. OSECAC utiliza un Software propio, es decir desarrollado internamente 100% a medida de la organización, éste fue instalado en el año 2002, momento en el cual se otorgó un instructivo para capacitar a los usuarios.

Cuenta con 14 impresoras, 6 de ellas en red, estratégicamente ubicadas para optimizar la impresión de listados y trabajos de los distintos sectores a fin de evitar congestionamientos.

Estructura de comunicaciones

Cada una de las Delegaciones utiliza Intranet para comunicarse, a su vez dentro de cada área las estaciones de trabajo se encuentran conectadas entre si a través de una red LAN, cuya tipología es del tipo estrella, es decir todas las máquinas se encuentran conectadas a través del Servidor. Y cada red LAN está organizada lógicamente mediante una VLAN (separando los segmentos de la red de área local) para controlar el tráfico de la red, mejorando su seguridad.

Procesos de negocio con alta dependencia de IT

Los procesos de la organización que se encuentran altamente vinculados con la IT son aquellos relacionados con la autorización y facturación de prestaciones médicas, entre ellos las consultas ambulatorias, internaciones, autorizaciones de estudios, autorización de medicamentos especiales, entre otros.

Esta organización se estructura bajo un enfoque por procesos, ya que los roles y responsabilidades están alineados por procesos, se tiene una visibilidad de éstos de principio a fin y cada uno de ellos posee su propio control de costos.

Se adjunta, a modo de ejemplo, Diagrama de Flujo de “Proceso de entrega y cobro de facturación” y Diagrama de Entidad Relación.

Diagrama de Flujo de “Proceso de entrega y cobro de facturación”

Diagrama de Entidad Relación

Naturaleza de las aplicaciones que soportan los procesos relevantes

Las aplicaciones que soportan los procesos relevantes de la organización son desarrolladas internamente por los analistas y programadores del área de sistemas. Cabe destacar, que la organización tiene la propiedad del código fuente, lo que permite periódicamente ir actualizando y mejorando el sistema de acuerdo a los requerimientos de los usuarios del mismo.

El personal del área de sistemas se encarga también del mantenimiento de las aplicaciones, a medida que surge la necesidad de realizarlo. Esta programada la realización mensual de  testeos de los sistemas aplicativos para verificar el correcto funcionamiento de los mismos. También se llevan a cabo backups que son utilizados como política de seguridad, estos permiten realizar copias de los archivos que se generan en las estaciones de trabajo y se almacenan en un único servidor de redes. Esto se realiza semanalmente y en caso de contingencias esos archivos se pueden recuperar.

OSECAC opera con un sistema de información transaccional que le permite almacenar y procesar grandes volúmenes de datos como así también realizar operaciones repetitivas y sencillas, como por ejemplo las de facturación y prestaciones médicas. A partir de ellos los niveles superiores capturan, procesan y generan datos utilizados para la toma de decisiones.

Nivel de integración de las aplicaciones

OSECAC cuenta con una única base de datos común a todas las delegaciones que se encuentra localizada en la casa matriz en la provincia de Buenos Aires. La misma utiliza el sistema de administración de base de datos SQL Server. El objetivo de tener una única base de datos, fue mantener la información de todas las delegaciones del país concentrada y en constante actualización, evitando la redundancia de datos.

Criticidad del tiempo de respuesta

La organización cuenta con Intranet y software propio, mediante el cual se realiza la carga de todas las solicitudes de las prestaciones médicas de los afiliados, como así también la facturación de las mismas. Si bien la actualización de los sistemas aplicativos se realiza en tiempo real, en el caso de las prestaciones médicas el tiempo de respuesta va a depender también de la complejidad de las mismas, ya que la autorización se realizará de manera automática o mediante la intervención de un auditor médico. En el caso de la facturación, depende de un proceso mediante el cual la misma transita por diversos sectores de la empresa, en cada una de las cuales se realizan los registros pertinentes, para que finalmente pueda ser cancelada (centro de carga, auditoria médica, cuentas a pagar y tesorería).

Capacidad de seguir operando sin soporte IT

Dada la alta dependencia de los sistemas de información, los cortes o caídas de sistemas generan graves consecuencias para la organización. Es por ello que la misma cuenta con un plan de contingencia. El mismo consiste en, llegado el caso de existir una falla, esperar un tiempo prudencial previamente establecido para que vuelva a su correcto funcionamiento, de lo contrario, personal seleccionado como nexo con el área de sistemas, se encargará de enviar una solicitud, tratando de brindar todo la información posible sobre la falla acontecida. A partir de este momento se debe aguardar la respuesta del área de sistemas, desde donde nos indicarán los pasos a seguir.

Como consecuencia de ello, cada vez que exista algún tipo de inconveniente con las aplicaciones, no se podrá operar hasta que no se normalicen las mismas, perjudicando la normal atención de los afiliados y prestadores de la obra social.

Actividades tercerizadas

El hecho de desarrollar un software propio, a medida, y decidir la no tercerización, es una forma de reforzar la seguridad y tener un mayor control dentro de la organización. 

La organización no depende de ningún proveedor de software, para todas aquellas actividades relacionadas a la actualización, modificación o mantenimiento de los aplicativos utilizados, ya que cuenta con personal capacitado para llevar a cabo dichas actividades.

Administración del Departamento IT

OSECAC posee un Departamento de Sistemas organizado bajo los lineamientos de una arquitectura centralizada, asistiendo a todos los departamentos de la organización. Depende de la Gerencia de Sistemas, la cual a su vez responde a la Gerencia General. El desempeño del departamento  de sistemas, es controlado por la auditoría.

  

III. Conclusiones del Grupo

Luego de haber realizado el presente trabajo de campo, con su correspondiente relevamiento de información, hemos obtenido las siguientes conclusiones.

Observamos que es muy beneficiosa la decisión de la organización de optar por el  desarrollo interno como principal fuente de obtención de aplicaciones informáticas. El hecho de contar con personal especializado dentro de la propia organización, le permite realizar todas las actualizaciones y/o modificaciones que la realidad de la actividad le demande.

Consideramos que es de suma importancia que se invite a participar a los diferentes usuarios de los sistemas aplicativos al momento de realizar las modificaciones, ya que son ellos los que permanentemente operan con dichas aplicaciones. Al tratarse de software desarrollado internamente, es muy relevante contar con los instructivos pertinentes para la correcta utilización del mismo, como así también la realización periódica de capacitaciones.

En contrapartida encontramos como desventaja aquellos errores y limitaciones del sistema que deben ser subsanados por el personal especializado, a diferencia de software desarrollado por terceros.

Un aspecto negativo que observamos en esta organización, como en tantas otras, es la alta interdependencia del correcto funcionamiento de los sistemas aplicativos para poder operar correctamente. Es por ello que es indispensable contar con el personal especializado que actúe en tiempo y forma frente a estas situaciones.

Esta organización no cuenta con actividades tercerizadas relacionadas con IT. Más allá de las ventajas ya analizadas, encontramos como principal desventaja los costos en los que se debe incurrir para el diseño, desarrollo y mantenimiento de la misma, como así también el peligro latente de que las tecnologías con las que trabaja la organización se vuelvan obsoletas.

Por último, se observó que en un  futuro cercano la obra social no tiene planificada la incorporación de Sistemas ERP, como tampoco de CRM, debido a que no lo considera como una inversión prioritaria, y teniendo en cuenta que la relación costo/beneficio no es favorable.

IV. Bibliografía

- Notas de Cátedra 2012. Sistemas de Información y Procesamiento de Datos I.

-  www.wikipedia.org